Desde setembro de 2009, quando o Ministério do Trabalho e Emprego publicou a Portaria 1510 que regulamentou pela primeira vez o uso do controle de ponto eletrônico nas empresas, o tradicional relógio de ponto evoluiu muito, portanto atualizar seu relógio ponto passou a ser obrigatório, inclusive o equipamento mudou de nome passando a ser chamado de REP – Registrador Eletrônico de Ponto.
Agora com a nova Portaria 671/2021 uma nova nomenclatura é utilizada, o REP passou a ser chamado de REP-C (Convencional). Além disso, a portaria trouxe outras formas de registro de ponto denominadas REP-A (Alternativo) e REP-P (Programa).
Em dezembro de 2013 o Inmetro publicou a Portaria 595 que complementou a Portaria 1510 do MTE estabelecendo requisitos mínimos de segurança para o REP. Essa regra que entrou em vigorar em abril de 2017, proibiu a fabricação e a importação de relógios de ponto eletrônico não aprovados pelo Inmetro. Com a publicação da Portaria 671/2021 a Portaria 1510/2009 foi revogada, porém os requisitos e especificações referentes aos equipamentos chamados agora de REP-C foram mantidas.
Com todas essas alterações na legislação e a consequente atualização tecnológica do relógio de ponto, ainda é frequente encontrar empresas que não atualizaram seus relógios. Veja abaixo 5 motivos para atualizar já seu relógio de ponto:
1 – Cumprir a legislação trabalhista
O primeiro argumento a favor da adoção de um REP é que este é o único instrumento reconhecido pelo MTE e pela Justiça Trabalhista para o controle de ponto eletrônico de empregados. Excetuam-se a essa regra somente órgãos públicos e empresas cobertas por um acordo coletivo de trabalho.
Em uma eventual fiscalização ou demanda trabalhista utilizar um relógio de ponto eletrônico não homologado causará a desconsideração do mesmo.
2 – Otimizar a rotina do RH
O REP também facilita muito a rotina do departamento pessoal, pois simplifica o controle de atrasos, faltas e horas extras. Já pensou fazer isso conferindo cada marcação em um cartão de ponto tradicional?
Com os dados recebidos do REP em um formato padronizado também ficou muito mais fácil e rápido transferir essas informações para os sistemas de folha de pagamento.
3 – Reduzir custos de manutenção
A partir de abril de 2017 passaram a ser produzidos ou importados relógios de ponto homologados pelo Inmetro, com isso todos os modelos anteriores foram obrigatoriamente descontinuados pelo fabricante. O custo para manutenção destes produtos fora de linha tende a crescer rapidamente e em pouco tempo pode consumir o valor equivalente a um modelo novo.
4 – Melhorar a relação com os empregados
Um dos principais objetivos da nova legislação é resgatar a natureza bilateral do controle de ponto. Assim, ela exige que o REP a cada marcação de entrada ou saída, forneça ao trabalhador um comprovante com o registro da data e hora da marcação, seja este comprovante impresso ou em formato digital. Desta forma o empregado se sente mais seguro pois pode mensalmente verificar o espelho de ponto, comparando com os comprovantes que recebeu.
5 – Eliminar a possibilidade de fraudes e eventuais demandas trabalhistas
O REP impede tanto a adulteração das marcações registradas como a falsificação do comprovante, desta forma tanto o empregador quanto o empregado ficam protegidos contra fraudes.
O arquivo de marcações e o comprovante do trabalhador emitido por um REP homologado possuem assinatura digital e são reconhecidos como documentos fiscais. Com isso, em uma eventual causa trabalhista a situação fica muito mais transparente e equilibrada, não dependendo exclusivamente de testemunhas. No caso de uma reivindicação de horas extras, por exemplo, a defesa do empregador quando baseada em cartões ou livro ponto é muito vulnerável.
Para substituir seu relógio ponto antigo escolha preferencialmente um relógio de ponto biométrico, pois esse modelo elimina também a possibilidade de um empregado fazer a marcação por outro. Essa que era uma fraude bastante comum está se extinguindo com a popularização do REP biométrico.